Đánh giá tầm soát sức khỏe dự án

Sự cần thiết của dịch vụ:

Sách Kinh Dịch nêu: ”Vật yên tịnh, dễ cầm; chưa lộ điềm, dễ lo; vật mềm, dễ làm cho tan tác; vật nhỏ, dễ phân tán; Ngăn ngừa khi chưa hiện; Sửa trị khi chưa loạn”, nhằm khuyên răn rằng việc gì còn mềm yếu, còn nhỏ bé, vừa chớm nở, bao giờ cũng dễ uốn nắn, dễ sửa đổi. Chứ nếu khinh suất, coi thường những việc nhỏ để cho nó trở nên to lớn, cứng rắn thì sửa chữa rất khó khăn, thậm chí không còn khả thi để khắc phục.

Làm dự án, nếu ngay khi bắt đầu có các dấu hiệu cảnh báo sớm về sự “chệch hướng” của dự án, các bên có các biện pháp khắc phục sớm và hiệu quả thì dự án sẽ dễ dàng được đưa về lại quỹ đạo; nếu để kéo dài cho đến khi dự án trục trặc hay gặp khủng hoảng và vấn đề trở nên nghiêm trọng thì việc cứu vãn dự án trở nên phức tạp, khó khăn và hậu quả về kéo dài tiến độ và mức tăng chi phí trở nên quá lớn như minh họa tại các hình sau đây.

Lợi ích cho doanh nghiệp:

Công tác tầm soát sức khỏe của dự án và của tổ chức quản lý dự án nên được thực hiện định kỳ và do một bên độc lập thực hiện. Nếu được thực hiện một cách thích hợp, nó giúp đem lại các lợi ích như: Phát hiện sớm vấn đề để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời; cải thiện hiệu quả thực hiện dự án; tạo cơ sở để ra quyết định sáng suốt; xác định rõ trách nhiệm bên liên quan; chủ động trong quản lý rủi ro; tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực; đảm bảo tính tuân thủ; thúc đẩy niềm tin giữa các bên liên quan; thúc đẩy học hỏi và phát triển tổ chức quản lý dự án.

Giải pháp thực hiện:

Sức khỏe của dự án và của tổ chức quản lý thực hiện nó có thể được đánh giá dựa trên 5 nhóm tiêu chí: (i) chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và sự tuân thủ; (ii) môi trường văn hóa quản lý dự án, (iii) năng lực thực thi; (iv) quản lý rủi ro và kế hoạch khả thi; và (v) khả năng linh hoạt và học hỏi để thích ứng của tổ chức. Các tiêu chí đánh giá cụ thể được trình bày tại hình 19.8.

Công tác tầm soát sức khỏe của dự án và của tổ chức quản lý dự án đòi hỏi phương pháp tiếp cận có hệ thống và truyền thông minh bạch trong quá trình thực hiện. Một số bước cần thực hiện như sau:

Xác định phạm vi, mục tiêu và các tiêu chí đánh giá;
Thu thập các dữ liệu, thông tin liên quan;
Tiến hành phân tích, xác định các điểm mạnh và điểm yếu, cũng như các cơ hội hoặc mối đe dọa tiềm ẩn;
Lập báo cáo kết quả tầm soát sức khỏe, nêu rõ hiện trạng, các xu hướng, các vấn đề và các kiến nghị cùng giải pháp đề xuất;
Trao đổi, thảo luận với tổ chức quản lý dự án để giải thích, làm rõ và tạo sự hiểu biết thống nhất;
Theo dõi việc thực thi các kiến nghị và giải pháp đề xuất.

Các phương pháp sử dụng trong công tác tầm soát sức khỏe của dự án và của tổ chức quản lý dự án thường bao gồm: xem xét tài liệu, phỏng vấn, khảo sát, quan sát, kỹ thuật quản lý giá trị làm được (EVM), ma trận rủi ro và tác động.