Chỉ đến thế kỷ 20, quản lý dự án hiện đại mới được đúc kết và phát triển với các mốc tiêu biểu như:
+ Năm 1911 Frederick Taylor công bố “Các nguyên tắc của khoa học quản lý”, đưa ra nguyên lý phân công lao động và tối ưu hóa hiệu suất.
+ Năm 1917 Henry Gantt phát triển biểu đồ Gantt, là công cụ lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ đơn giản vẫn được dùng hiện nay.
+ Năm 1957 Hãng Dupont giới thiệu áp dụng kỹ thuật đường găng (Critical Path).
+ Các năm 1958 và 1962, Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ đưa vào áp dụng kỹ thuật xét duyệt và đánh giá chương trình (PERT) và kỹ thuật cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS).
+ Năm 1986, SCRUM (thuật ngữ chỉ phương pháp bắt đầu lại trận đấu trong bóng bầu dục) được sử dụng để đặt tên cho một kiểu quản lý dự án linh hoạt.
+ Năm 1989 kỹ thuật quản lý giá trị làm được (Earned Value Management) được đưa vào áp dụng để đánh giá hiệu quả và hiệu suất thực hiện dự án.
+ Cũng trong năm 1989 Cơ quan Máy tính và Viễn thông Trung ương (CCTA) của Chính phủ Anh phát triển phương pháp quản lý dự án PRINCE2 (PRrojects IN Controlled Environment), để giúp nâng cao công tác quản trị và quản lý dự án.
+ Năm 1997, Eliyahu M. Goldratt phát triển và giới thiệu phương pháp quản lý dự án chuỗi găng (Critical Chain Project Management CCPM).
+ Năm 2001 Tuyên ngôn Agile được 17 nhà phát triển phần mềm cùng nhau soạn thảo nhằm hình thành phương pháp phát triển phần mềm hiệu quả hơn. Trên cơ sở đó, phương pháp luận quản lý dự án linh hoạt (Agile) đã được phát triển.
+ Từ năm 2012, Tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế ISO đã lần lượt ban hành các tiêu chuẩn ISO 21500:2012 Hướng dẫn quản lý dự án, ISO 21504:2015 Hướng dẫn quản lý danh mục dự án và ISO 21503:2017 hướng dẫn quản lý chương trình dự án.
Các mốc cụ thể được minh họa tại hình 1.
Vậy, dự án, đối tượng của quản lý dự án, là gì?
Dự án, theo định nghĩa tại tiêu chuẩn ISO 21500, là nỗ lực có thời hạn để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu xác định; còn theo định nghĩa của Viện Quản lý dự án quốc tế PMI, là nỗ lực có thời hạn để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất.
Như vậy, dự án có thời điểm bắt đầu, có thời điểm kết thúc, có các mục tiêu cần đạt được và có các kết quả đầu ra mang nét đặc trưng riêng khi hoàn thành dự án.
Quản lý dự án, theo định nghĩa tại tiêu chuẩn ISO 21502, là các hoạt động được điều phối để chỉ đạo và kiểm soát việc hoàn thành các mục tiêu được thỏa thuận; còn theo định nghĩa của PMI, là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và các kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đạt được các yêu cầu của dự án.
Theo tiêu chuẩn ISO 21500, các dự án được triển khai nhằm hiện thực hóa chiến lược mà tổ chức, doanh nghiệp đặt ra, như minh họa tại hình 2. Các hình hộp chữ nhật trình bày các khái niệm được sử dụng trong quản lý dự án.
Theo hình 2, từ chiến lược của tổ chức sẽ nhận diện các cơ hội. Các cơ hội sẽ được đánh giá và lập thành tài liệu báo cáo. Tiếp theo đó, các cơ hội được lựa chọn sẽ được phát triển thêm nữa khi lập đề án hiệu quả đầu tư dự án hoặc các tài liệu tương đương khác. Từ đề án hiệu quả đầu tư dự án sẽ có một hoặc nhiều dự án được quyết định phê duyệt triển khai thực hiện. Kết quả thực hiện dự án sẽ cho ra các sản phẩm dự án bàn giao và chúng sẽ được sử dụng để hiện thực hóa các lợi ích. Các lợi ích đạt được lại có thể sử dụng làm đầu vào để tiếp tục phát triển chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp.
Dự án được thực hiện thông qua ba nhóm quy trình chính: Các quy trình quản lý dự án; các quy trình quản lý sản phẩm bàn giao; và các quy trình hỗ trợ.
Các quy trình quản lý dự án là các quy trình đặc thù của quản lý dự án, xác định cách thức quản lý các hoạt động được lựa chọn cho dự án.
Các quy trình quản lý sản phẩm dự án bàn giao là các quy trình không thuộc phạm trù quản lý dự án và là các quy trình liên quan đến xây dựng các tài liệu đặc tính kỹ thuật, tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả nhất định. Chúng thay đổi tùy thuộc vào sản phẩm bàn giao đặc thù của dự án.
Các quy trình hỗ trợ là các quy trình không thuộc phạm trù quản lý dự án và là các quy trình cung cấp các hỗ trợ cần thiết cho các quy trình quản lý dự án và các quy trình quản lý sản phẩm dự án bàn giao, chẳng hạn như: tài chính & thu xếp vốn, kế toán, hậu cần.
Theo tiêu chuẩn ISO 21500, các quy trình quản lý dự án được phân thành năm nhóm sau đây:
- Nhóm quy trình chuẩn bị: được sử dụng để khởi động một giai đoạn dự án hoặc một dự án, xác định các mục tiêu của giai đoạn dự án hoặc dự án và trao quyền cho giám đốc dự án triển khai thực hiện dự án.
- Nhóm quy trình lập kế hoạch: được sử dụng để phát triển kế hoạch chi tiết và lập các kế hoạch chuẩn (Baseline) làm đối sánh để quản lý thực hiện dự án và đo lường, kiểm soát kết quả thực hiện dự án.
- Nhóm quy trình thực hiện: được sử dụng để thực hiện các hoạt động quản lý dự án và để hỗ trợ cho việc hình thành các sản phẩm dự án bàn giao phù hợp với các kế hoạch dự án.
- Nhóm quy trình kiểm soát: được sử dụng để theo dõi, đo lường và kiểm soát kết quả thực hiện dự án so với kế hoạch dự án; đề ra các hành động khắc phục và phòng ngừa, khi cần thiết, để đạt được các mục tiêu của dự án.
- Nhóm quy trình kết thúc: được sử dụng để chính thức xác nhận hoàn thành giai đoạn dự án hoặc dự án, và để đưa ra các bài học kinh nghiệm.
Ngoài các nhóm quy trình, tiêu chuẩn ISO 21500 có đưa ra mười nhóm chủ đề, là các lĩnh vực chuyên môn thường được sử dụng trong quản lý dự án. Mỗi nhóm chủ đề là một tập hợp các quy trình quản lý dự án có liên quan đến chủ đề đó:
- Nhóm chủ đề quản lý tích hợp: bao gồm các quy trình cần có để nhận diện, xác định, kết hợp, thống nhất, điều phối, kiểm soát và kết thúc các hoạt động và các quy trình khác nhau có liên quan đến dự án.
- Nhóm chủ đề quản lý bên liên quan: bao gồm các quy trình cần có để nhận diện và quản lý những người, nhóm hoặc tổ chức có thể tác động đến hoặc chịu ảnh hưởng bởi dự án.
- Nhóm chủ đề quản lý phạm vi: bao gồm các quy trình cần có để nhận diện và xác định công việc và các sản phẩm dự án bàn giao.
- Nhóm chủ đề quản lý nguồn lực: bao gồm các quy trình cần có để nhận diện, huy động và quản lý nguồn lực dự án, chẳng hạn như nhân lực, phương tiện, thiết bị, vật tư, cơ sở hạ tầng và công cụ.
- Nhóm chủ đề quản lý tiến độ: bao gồm các quy trình cần có để lập tiến độ các hoạt động của dự án và để theo dõi tiến trình nhằm kiểm soát tiến độ.
- Nhóm chủ đề quản lý chi phí: bao gồm các quy trình cần có để xây dựng ngân sách dự án và để theo dõi tiến trình dự án nhằm kiểm soát các chi phí.
- Nhóm chủ đề quản lý rủi ro: bao gồm các quy trình cần có để nhận diện và quản lý các nguy cơ và các cơ hội.
- Nhóm chủ đề quản lý chất lượng: bao gồm các quy trình cần có để lập kế hoạch và thiết lập việc kiểm soát và bảo đảm chất lượng.
- Nhóm chủ đề quản lý nhà thầu: bao gồm các quy trình cần có để lập kế hoạch và tiến hành mua các sản phẩm, dịch vụ hoặc các kết quả, và để quản lý các mối quan hệ với các nhà thầu.
- Nhóm chủ đề quản lý truyền thông: bao gồm các quy trình cần có để lập kế hoạch, quản lý và phân phối các thông tin liên quan đến dự án.
Mối tương quan của các quy trình cụ thể trong từng nhóm quy trình với các nhóm chủ đề được minh họa tại các hình 4, 5, 6, 7 và 8.
Lưu ý các hình minh họa chỉ mang tính tương đối, nhằm giúp tạo sự hiểu biết cơ bản về logic các lưu đồ quy trình, ánh xạ với từng nhóm chủ đề và giúp chúng ta hình dung được nên bắt đầu từ đâu.
Tuy nhiên, việc vận dụng vào thực tế là tùy thuộc vào tính chất dự án và phương pháp luận quản lý dự án được chọn.
Từng quy trình quản lý dự án đề cập ở các hình trên được trình bày chi tiết trong tiêu chuẩn ISO 21500.
Ngoài tiêu chuẩn ISO 21500, còn có nhiều tài liệu, cẩm nang hướng dẫn quản lý dự án, được các viện, hiệp hội quản lý dự án trên thế giới ban hành, có trình bày về các quy trình được áp dụng trong lĩnh vực quản lý dự án.