Đường găng (Critical Path), Phạm vi dự án phát sinh mà không được phê duyệt (Scope Creep), Phương pháp Kanban. Nếu các từ này là xa lạ đối với bạn thì bạn không phải là giám đốc dự án. Ngoài ra, nếu bạn không nghĩ rằng bạn có thể học được nhiều từ các kiến thức cơ bản quản lý dự án. Bạn nên suy nghĩ lại.
Chúng tôi đã tiến hành đợt khảo sát 1.464 nhân sự về các quy trình quản lý công việc của họ và nhận thấy 94% số người trả lời đang thực hiện quản lý dự án một cách thường xuyên, nhưng chỉ có 47% là có chức danh hoặc mô tả là “giám đốc quản lý dự án”. Như vậy, thậm chí bạn không phải là giám đốc quản lý dự án nhưng bạn lại đang quản lý một hoặc hai dự án.
Mặc dù có nhiều lý do để bạn phải học quản lý dự án, tuy nhiên bạn không cần phải trở thành giám đốc quản lý dự án có chứng chỉ ngay. Chúng tôi chỉ muốn gợi ý bạn học các nguyên lý quản lý dự án để nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn.
Hãy cùng đi vào các kỹ năng quản lý dự án cơ bản và tìm hiểu cách thức mà chúng có thể giúp bạn trở thành nhà quản lý tốt hơn.
1. Cải thiện tầm nhìn
Một trong những lý do hiển nhiên cần phải đầu tư vào việc học các kiến thức cơ bản quản lý dự án là cải thiện tầm nhìn qua toàn bộ công việc đang tiến hành.
Là giám đốc quản lý dự án, bạn có trách nhiệm khắc phục các trở ngại và đảm bảo công việc được phân bổ thích hợp cho nhóm dự án. Với tầm nhìn rõ ràng về khối lượng công việc của nhóm và quy trình thiết lập cách thức thực hiện công việc, bạn có thể can thiệp khi cần thiết hoặc dịch chuyển các công việc để đảm bảo sự thành công.
Các phương pháp quản lý dự án cũng có thể giúp bạn có được tầm nhìn tối ưu. Sau đây là một số kỹ thuật phổ biến nhất:
- Kỹ thuật thác nước (Waterfall): Do phương pháp này yêu cầu các mục đích và mục tiêu rất rõ ràng, nó sẽ bảo đảm rằng các mục tiêu luôn là mối quan tâm cao nhất trong mỗi giai đoạn của dự án.
- Kỹ thuật Scrum: Kỹ thuật này cho phép bạn tập trung vào các thắng lợi nhỏ nhờ kết nối sự tham gia thường xuyên của các bên hữu quan nhằm có được sự hiểu biết thống nhất về các kết quả trông đợi.
- Kỹ thuật đường găng: Kỹ thuật này hoạch định nguồn tài nguyên bằng cách tổ chức công việc của bạn thành các hạng mục và xác định các loại tài nguyên cần thiết cho mỗi công tác.
2. Khuyến khích trách nhiệm giải trình
Bạn thường rời cuộc họp và biết chính xác những gì mình chịu trách nhiệm? Theo kết quả khảo sát của chúng tôi, 49% những người trả lời cho rằng “đôi khi”, “hiếm khi” hoặc “chưa bao giờ”.
Có được một vài kỹ thuật quản lý dự án cơ bản để bỏ túi, bạn sẽ biết cách giữ cho nhóm dự án của bạn chịu trách nhiệm giải trình về công việc của họ và loại bỏ sự mập mờ về trách nhiệm. Khi bạn nhìn thấy một công tác nào đó rơi vào vùng đỏ, bạn có thể dễ dàng biết được cần yêu cầu ai đưa công tác đó trở lại vùng xanh.
Các công cụ quản lý dự án cho phép bạn giao nhiệm vụ và đo lường hiệu suất thực hiện của từng cá nhân nhờ theo dõi các nhiệm vụ được họ hoàn thành. Các chức năng cơ bản, như bảng theo dõi dự án trực quan và chế độ báo cáo, cho phép bạn nhìn thấy ngay năng suất làm việc của nhóm và nhận biết các cơ hội để cải thiện.
3. Củng cố truyền thông và hợp tác
Truyền thông lành mạnh là phương tiện để quản lý nhóm dự án thành công. Nếu nhóm dự án của bạn chật vật với vấn đề truyền thông thì việc sử dụng một vài khái niệm quản lý dự án cơ bản sẽ giúp tạo ra sự hợp tác.
Sau đây là một số chiến lược để duy trì truyền thông hiệu quả và giữ các dự án theo đúng lộ trình:
- Bỏ các cuộc họp cập nhật tình hình: Ngừng loại cuộc họp xem xét từng chi tiết những gì mọi người đang làm. Thay vào đó, sử dụng nền tảng hợp tác để theo dõi công việc và theo đó, tiến trình dự án được trình bày trực quan một cách thường xuyên.
- Gạt bỏ email: Bạn mệt mỏi vì phải tìm kiếm bản chính thức hoặc phiên bản sau cùng của tài liệu gửi kèm email? Thay vì gửi các file qua email, bạn sử dụng công cụ, chẳng hạn như Digital Asset Management (DAM) solution, để lưu trữ và dễ dàng truy cập file sau cùng.
- Vứt bỏ các bảng tính (spreadsheets): Các bảng tính không được tạo ra cho mục đích hợp tác – quá nhiều rủi ro về thông tin lỗi thời, không được cập nhật. Để lại ý kiến và phản hồi trực tiếp trong các công tác sẽ bảo đảm truyền thông hiệu quả.
Đào tạo quản lý dự án cơ bản sẽ nâng cao đánh giá rủi ro và giúp bạn phát hiện ra các sai sót và các vấn đề nguy cơ cao (red flag) trước khi quá muộn. Nó cũng cải thiện các kỹ năng tổ chức, hoạch định và giải quyết vấn đề của bạn. Học và hiểu được các công cụ quản lý dự án cơ bản sẽ nâng cao sự tín nhiệm của bạn và có thể giúp bạn loại bỏ đối thủ cạnh tranh.
4. Hỗ trợ tính linh hoạt
Điều gì xảy ra nếu dự án đi theo hướng khác hoàn toàn hoặc khi bên hữu quan thay đổi các mục tiêu yêu cầu của họ vào phút chót? Thời hạn dự án bị dịch chuyển, nguồn lực cạn kiệt và sự hỗn loạn tiếp sau đó. Tính linh hoạt của nhóm dự án của bạn sẽ xác định cách thức nhanh chóng và hiệu quả mà bạn có thể kiểm soát lại tình hình từ các thay đổi này.
Hiểu biết về các kiến thức cơ bản quản lý dự án và học các kỹ thuật quản lý dự án linh hoạt (Agile), chẳng hạn như kỹ thuật tinh gọn (Lean) và kỹ thuật Kanban, sẽ giúp nhóm của bạn trở nên chủ động hơn và bạn có thể nhanh chóng thích ứng với thay đổi và phục hồi dự án. Thực tế, 63% những người theo kỹ thuật Agile nói rằng họ “rất thỏa mãn” đối với cách thức mà nhóm dự án của họ quản lý công việc. Bạn không thể trốn tránh sự thay đổi, vậy nên hãy học cách tiếp nhận nó.
5. Xây dựng sự tin cậy
Việc đầu tư vào các giải pháp để định hướng sự thành công của nhóm dự án của bạn sẽ không chỉ làm bạn trở thành một giám đốc quản lý dự án xuất sắc, mà còn hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tin cậy, tín nhiệm. Có được lộ trình rõ ràng và đủ mức nguyên tắc để tạo ra cấu trúc, nhưng đủ linh hoạt để thích nghi với tiến trình công việc của bạn, sẽ đem lại các số đo hiệu suất thực hiện và thể hiện rõ nơi mà nhóm dự án thực hiện công việc xuất sắc. Điều này cũng cho phép bạn biểu dương sự làm việc tích cực của nhóm và tạo cho bạn lý do để ăn mừng mọi thắng lợi, cả nhỏ và lớn.
Theo Wrike Blog.